해외 출장을 준비하시거나, 출장을 지원하는 HR 팀원이신가요?

해외 출장이 처음이시거나, 출장 업무를 보조하는 일이 익숙하지 않으시다면 오늘 콘텐츠를 주목해주세요. 링글 도입을 고민하시는 기업 HR 매니저분들 역시 해외 출장이나 주재원 파견을 계획하시는 분들이 많았는데요. 어렵고 막막하게 느껴지는 해외 출장, 링글팀의 가이드로 꼼꼼하게 준비해보세요!

HR 담당자가 준비하는 해외 출장 체크리스트

HR이 임직원의 해외 출장을 지원하는 첫 단계는 체계적인 출장 계획 수립입니다. 해외 출장은 단순히 항공권과 숙소를 예약하는 것을 넘어, 회사의 출장 규정을 준수하고 임직원의 안전과 편의를 고려한 종합적인 준비가 필요합니다.

약 6주 전부터 출장의 기본적인 틀을 잡고 필수 예약 사항들을 진행하는 것이 필요한데요. 출장 목적 혹은 과업에 따라 적정 준비 기간이 다르니, 기존 출장 기록을 참고하여 넉넉히 준비 기간을 잡아야 합니다.

D-40 : 기본적인 출장 계획 수립하기

• 출장 목적 및 일정 수립하기: 부서장 혹은 팀장과 함께 출장의 구체적인 목적과 기대 성과를 설정하고, 예상 일정과 미팅 계획을 문서화하여 관련 부서와 공유해야 합니다.
• 예산 검토: 항공, 숙박, 식비 등 세부 항목별 예산을 산출하고 회사의 출장 규정에 맞춰 결재를 진행합니다.
• 항공권/숙소 예약: 출장자의 일정을 고려하여 직항 위주로 항공편을 검토하고, 출장지 인근의 안전하고 편리한 숙소를 선별합니다.
• 건강검진 확인: 방문 국가별 필수 예방접종이나 건강검진 항목을 파악하고, 사내 의무실이나 제휴 병원을 통해 신속하게 진행합니다.
• 영문 명함 준비: 현지 비즈니스 미팅에서 활용할 영문 명함을 제작하고, 디지털 네트워킹을 위한 링크드인 QR 코드도 함께 포함시킵니다.

D-35 : 출장 서류 준비하기

• 여권/비자 확인: 여권 유효기간을 체크하고 방문국 비자 요건에 따라 발급을 진행합니다.
• 초청장 요청: 비자 발급이나 현지 방문에 필요한 경우 파트너사에 초청장을 요청하고 발급받습니다.
• 국제운전면허증: 현지에서 차량 운전이 필요한 경우, 국제운전면허증 발급을 도와드립니다.
• 여행자보험: 출장 기간과 방문 국가에 맞는 적절한 보장 내용의 보험 상품을 검토합니다.

D-30 : 현지 도착 준비하기

• 일정 조율: 파트너사와 미팅 시간과 장소를 최종 확정하고 세부 아젠다를 조율합니다.
• 통역 지원: 필요한 경우 전문 통역가를 섭외하고 미팅 주제와 관련 자료를 공유합니다.
• 긴급연락망: 현지 대사관, 병원, 파트너사 담당자 등의 연락처로 구성된 긴급연락망을 준비합니다.
• 교통수단: 공항-숙소 간 이동이나 현지 미팅 시 필요한 교통수단을 사전 예약합니다.

D-20 : 인사/행정 처리하기

• 보험 가입 확인: 여행자보험 가입이 완료되었는지 최종 점검하고 보험증서를 전달합니다.
• 법인카드 설정: 해외 사용 등록과 한도 상향을 진행하고 결제 가능 여부를 테스트합니다.
• 환전 지원: 현지 화폐 환전을 진행하고 필요한 경우 법인 환전 지원을 요청합니다.
• 현지 정보 정리: 숙소 위치, 주변 교통편, 편의시설 등 현지 생활에 필요한 정보를 정리합니다.

D-10 : 체크리스트 최종 확인하기

D-35부터 준비해온 모든 사항들을 꼼꼼히 재점검하는 단계입니다. 누락된 부분이 없는지 체크리스트를 기반으로 최종 점검을 진행합니다.

D-5 : 출발 전, 최종 점검!

행정/비용 처리:

• 출장비 처리: 출장비 산정을 완료하고 임직원 계좌로 입금을 진행합니다.
• 법인카드 확인: 해외사용 등록과 한도 상향이 정상적으로 완료되었는지 체크합니다.
• 필수서류 점검: 여권, 비자, 항공권, 숙소 바우처 등 필수 서류를 재확인합니다.
• 보험 최종확인: 보험 가입 내역과 보장 범위를 최종 점검합니다.

안내 사항 전달:

• 보고서 안내: 출장 보고서 작성 가이드와 영수증 처리 기준을 전달합니다.
• 비상연락망: 현지 비상연락처와 본사 담당자 연락처를 재전달합니다.
• 비용처리 기준: 현지 통화 환율과 각종 비용 처리 기준을 안내합니다.
• 복장 규정: 현지 날씨와 미팅 성격에 맞는 복장 규정을 전달합니다.

임직원이 준비하는 해외 출장 체크리스트

HR팀에서 많은 부분을 도와주시겠지만, 임직원 본인이 주도적으로 준비해야 할 사항들이 있습니다. 특히 처음 해외 출장을 가는 임직원이라면, 아래의 체크리스트를 따라 하나씩 준비해보세요!

D-40 : 기본적인 출장 준비하기

• 출장 목적 정리: 상사와 논의한 출장 목적, 기대 성과, 방문할 기업이나 참석할 행사 정보를 문서화합니다.
• 예산 신청: 항공권, 숙박, 식비 등 예상되는 비용을 산출해 부서장 승인을 받습니다.
• 일정 조율: 방문할 회사나 참석할 행사 담당자와 이메일로 연락해 일정을 조율합니다.
• 건강검진: 필수 예방접종이나 검진이 필요하다면 HR팀에 일정 조율을 요청합니다.
• 커뮤니케이션: 방문 기업의 담당자와 이메일로 소통을 시작하고, 명함에 들어갈 정보를 HR팀에 전달합니다.

D-35 : 출장 서류 준비하기

• 개인 서류 준비: HR팀 요청 시 여권 사본, 증명사진, 재직증명서 등 필요 서류를 전달합니다.
• 초청장 요청: 비자나 현지 방문에 필요하다면, 방문 기업에 초청장 발급을 요청합니다.
• 면허증 발급: 현지에서 운전이 필요하다면 국제운전면허증 신청에 필요한 서류를 준비합니다.
• 사진 준비: 여권이나 비자용 증명사진이 필요하다면 규격에 맞춰 준비합니다.

D-30 : 출장 업무 준비 시작하기

• 발표자료 작성: 현지 미팅이나 컨퍼런스 발표가 있다면 영문 자료 준비를 시작합니다.
• 일정 상세화: 방문 기업과 메일을 주고받으며 미팅 시간, 장소, 참석자, 주제 등을 구체화합니다.
• 영어 연습: 자주 사용할 문구나 발표 내용을 정리하고 동료들과 리허설을 진행합니다. 영어가 걱정된다면? → 👀 링글 비즈니스 맞춤형 플랜 살펴보기
• 인수인계 준비: 출장 중 진행될 업무를 정리하고 동료들과 공유합니다.
• 명함/링크드인: 영문 명함 초안을 검토하고, 링크드인 프로필을 최신화합니다.

D-20 : 관련 자료, 준비물 리스트업

• 업무 자료 정리: 발표자료 최종본, 회사/제품 소개자료, 담당자 연락처 등을 정리합니다.
• 기기 점검: 노트북, 태블릿의 소프트웨어를 업데이트하고 필요한 프로그램을 설치합니다.
• 준비물 목록: 의류, 세면도구, 전자기기 등 필요한 물품을 엑셀로 정리합니다.

D-10 : 도착 후 일정 시뮬레이션

• 타임테이블: 시차를 고려해 미팅 시간과 장소, 이동 방법을 구체적으로 정리합니다.
• 자료 백업: 모든 발표자료와 문서를 클라우드에 백업하고 오프라인 접근도 테스트합니다.
• 연락망 저장: 해외에서 바로 연락할 수 있도록 모든 연락처를 휴대폰에 저장합니다.

D-5 : 출발 전, 마지막 체크!

필수 문서/자료:

• 문서 준비: 여권, 비자, 명함을 가방 앞칸에 넣고, 스캔본은 이메일로 전송합니다.
• 자료 확인: 발표자료, 회사 소개자료가 최신 버전인지 다시 한 번 체크합니다.
• 일정표 출력: 호텔 예약증, 미팅 일정, 이동 경로를 출력해 파일로 만듭니다.

업무용 준비물:

• 디지털 기기: 노트북, 태블릿, 충전기를 테스트하고 필요한 어댑터를 챙깁니다.
• 업무 도구: 펜, 노트, 보조배터리 등 필수품을 휴대용 파우치에 정리합니다.
• 모바일 세팅: 해외 로밍을 신청하고 필요한 앱을 미리 설치합니다.

개인 필수품:

• 건강 관리: 평소 복용하는 약과 간단한 상비약을 챙깁니다.
• 현지 결제: 환전한 현금과 해외결제 등록한 카드를 확인합니다.
• 편의용품: 시차 적응을 위한 수면용품과 장시간 비행에 필요한 물품을 준비합니다.

해외 출장 전 영어 실력이 걱정이라면, 이렇게 준비해 보세요!

체크리스트를 따라서 완벽히 준비한다고 해도, 출장지에서의 돌발 상황까지 예측하기는 어려워요.

다양한 변동 상황을 유연하게 대처하기 위해서는 임기응변에 강한 비즈니스 영어 실력이 필수적인데요.

매일 바쁜 직장인이 단기간에 영어 실력을 전반적으로 확 끌어올리기는 어렵죠.

하지만 링글 수업과 함께라면 실전 비즈니스 스피킹 실력 향상은 문제 없을 거예요!

해외 출장을 준비하시는 분들을 위한 맞춤형 ‘링글 사용법’ 3가지를 알려드릴게요!

1. 중요한 미팅 200% 대비하기 → 링글 1:1 화상 영어

• 발표 자료 혹은 미팅 아젠다로 링글 1:1 수업 받기
• 발표 대본 교정 받고 프로페셔널한 PT 준비하기
• 예상 질문 구성해보고, 링글 튜터와 시뮬레이션 해보기
• 자주 사용하는 업종별 필수 단어/표현 정리하고 자주 훈련하기

2. 10분이면 OK! 짬짬히 공부하기 → 링글 AI 튜터

• ‘출장에서 진짜 생길 수 있는 상황’을 링글 AI 튜터와 자주 연습해보기
• 아침 먹기 전/점심 이후/모든 일과 마친 후 등 나만의 루틴 시간 정해서 가볍게 시작하기
• 중요한 미팅 직전, 최대한 많이 입 풀고 미팅 참여하기

3. 비즈니스 현장 맞춤형으로 공부하기 → 링글 1:1 화상 영어 + AI 튜터

• 링글 튜터 중 ‘비즈니스 영어’에 강점있는 튜터들과 수업하기
• AI 튜터의 재생 속도를 점차 조절하며 원어민의 빠른 스피킹에도 익숙해지기
• 링글 교재 중 내가 속한 산업 혹은 출장지 관련 교재를 선택해 배경지식 넓히기

더 체계적인 비즈니스 영어가 필요하다면 링글 B2B팀에게 문의해 주세요!

영어 때문에 해외 출장이 부담 되시나요? 링글의 1:1 화상 영어, 그리고 AI 튜터와 함께라면 해외 출장 전, 효과적인 영어 훈련이 가능합니다. 우리 기업에 딱 맞는 B2B 플랜이 궁금하시다면 아래 문의를 남겨주세요!