주재원 파견을 위한 준비, A부터 Z까지 궁금하신가요?

해외에 주재원을 파견하기 위해서는 준비해야 할 것이 많습니다. 파견 전 교육부터 계약서 작성, 체류비 지급, 가족 지원 프로그램까지 생각보다 다양한 프로그램이 필요한데요.

이러한 상황에서 HR 담당자에게 필요한 것은 ‘타임라인에 맞춘’ 꼼꼼한 파견 준비입니다. 주재원 파견을 위해 6달 전, 4달 전, 2달 전에 잊지 않고 챙겨야 할 사항들을 알려드려요. 언제, 어떠한 정보를 파견 대상자에게 전달해야 하는지 알아보세요.

콘텐츠를 읽기 전에 ‘주재원’이란 무엇인지 궁금하신 분께는 아래 콘텐츠를 추천해요! 주재원의 의미, 혜택, 유형, FAQ까지 한 번에 파악할 수 있어요.

→ 주재원 뜻 완벽 정리: 의미, 혜택, 유형, FAQ까지

본 콘텐츠는 모두 해외 진출 기업의 주재 활동, 즉 국내 기업에서 해외로 파견되는 주재원에 해당하는 가이드입니다. 또한 파견할 주재원을 선발한 이후 준비 과정을 위한 가이드라는 점, 참고해 주세요! 🙂

해외 주재원 선발 후 파견까지 핵심 준비 타임라인 훑어보기

주재원 파견 D-180

• 어학 역량 진단 및 현지 문화 교육 계획 수립:
  • 파견 대상자의 어학 능력을 평가하기 위해 공식 테스트(예: TOEIC, IELTS, HSK 등)를 지원하고, 필요에 따라 직무 맞춤형 어학 학습 프로그램을 제공할 수 있어요. 또한, 현지 문화와 비즈니스 매너를 다룬 워크숍이나 외부 전문가 강의를 계획해 초기 적응을 도와주세요.

• 예산 및 정책 검토:
  • 주거비, 생활비, 교육비 등 상세 예산 항목을 수립하고 회사의 지원 범위를 명확히 규정해야 합니다. 더불어 이사 비용, 비자 발급비, 가족 지원 항목 등 파견 관련 모든 비용을 회사 내부 규정과 비교하며 예산을 승인받아야 해요.

• 비자 및 법적 준비 시작:
  • 현지 비자 신청 요건을 확인하고, 필요한 서류 목록을 대상자에게 안내합니다. 노동 허가, 현지 세금 등록 등의 법적 요건을 파악하는 것이 중요한데요. 필요한 경우, 외부 이민 전문가나 에이전시와 협력해 준비를 시작하세요.

주재원 파견 D-120

• 업무 관련 준비:
  • 현지에서의 업무 목표와 역할을 구체화하고 파견 대상자와 협의해 업무 계획서를 작성해보세요. 또한, 현지 법규나 산업 규정과 관련된 심화 교육을 제공하고, 현지 팀과의 화상 회의를 통해 협업 방법을 미리 논의하는 것도 빠른 정착에 도움이 됩니다.

• 현지 정착 지원:
  • 주재원을 위한 임시 주거지를 예약하거나 적합한 장기 주택 옵션을 알아보세요. 파견 대상자 자녀의 학교 등록 및 가족 정착을 지원하기 위해 지역 교육기관과 연결하거나 컨설팅 서비스를 제공하세요. 주재원이 현지에서 필요한 가구, 인터넷, 전기 설치 등도 미리 준비할 수 있도록 지원합니다.

• 건강 및 의료 검진:
  • 파견 대상자와 가족이 해외에서 문제없이 생활할 수 있도록 건강검진을 실시하고, 예방접종이 필요한 경우 일정을 안내하세요. 현지 의료 시스템과 병원 네트워크 정보를 공유하고, 필요한 경우 긴급 의료 지원 서비스(Evacuation Service) 가입을 도와주는 것이 필요합니다. 

주재원 파견 D-60

• 출국 준비:
  • 항공권 예약 및 비자 발급 상황을 최종 확인하고, 여권 사본, 취업 허가서 등 필요한 모든 서류가 준비되었는지 체크하세요. 가구, 차량, 개인 물품의 국제 운송 일정을 확정하고, 짐 목록 작성과 포장 서비스도 지원합니다.

• 현지 네트워크 연결:
  • 현지 법인 담당자 및 커뮤니티 멘토와의 연결을 주선하세요. 환영 회의나 네트워킹 이벤트를 통해 대상자가 현지에 신속히 적응할 수 있도록 도움을 줄 수 있는 사람들이기 때문인데요. 현지 주재원 커뮤니티나 지원 단체의 연락처를 제공하는 것도 유용합니다.

• 최종 점검 및 교육파견:
  • 대상자와 가족을 대상으로 종합적인 최종 오리엔테이션을 진행합니다. 여기에는 현지 생활 팁, 긴급 연락처, 기본 언어 표현 등이 포함됩니다. 대상자가 완벽히 준비되었는지 체크리스트를 활용해 점검하고, 필요한 경우 추가 지원을 제공합니다.

해외 주재원 필수 역량, 영어 교육 가이드라인

1. 파견 후보자의 영어 레벨 진단하기

• 공인 시험 (TOEIC, TOEFL, IELTS) 으로 현재 영어 실력 파악하기: 가장 보편적으로 사용하는 영어 실력 검증 방법이예요. 단, 시험별로 유효 기간이 있기 때문에 파견 대상자의 가장 최근 영어 실력을 알기는 어려워요.
• 영어 교육 플랫폼 자체 평가 기준 활용하기: 각 교육 플랫폼마다 자체적으로 수립하는 영어 레벨 진단을 활용할 수 있어요. (e.g. AI 스피킹 테스트 결과, 자체 원어민 평가 결과 등) 링글의 경우, 100만 건의 수업 데이터를 바탕으로 AI 스피킹 테스트를 통해 신입 채용부터 경력직 어학 관리를 제공해요.

2. 영어 교육 계획 수립하기

• 업무용 영어 + 생활용 영어 교육: 직무나 산업별로 특화된 영어 실력과 동시에 현지 직원들과 네트워킹을 위한 생활용 영어 실력이 동시에 필요해요.
• 대화 중심 교육 프로그램: 파견 대상자의 경우, 읽기나 쓰기보다 ‘말하기’ 역량이 가장 부족할 수 있어요. 자신감있게 말할 수 있도록 돕는 영어 교육이 중요합니다.

3. 교육 플랫폼 선정 및 커리큘럼 검토하기

• 교육 유형 결정하기: 파견 대상자가 가장 편한 시간에 영어 공부를 하도록 지원하려면 전화 영어 혹은 화상 영어 프로그램이 좋아요. 파견 대상자가 여러명인 경우, 오프라인 수업보다는 각자의 스케줄에 맞는 적절한 프로그램을 제공하는 것이 필수적이에요.
• 맞춤형 커리큘럼 검토하기: 실전에서 활용할 수 있는 커리큘럼이 필요해요. 직군이나 산업별로 최적화된 문장 학습을 진행하면 현지에서도 빠르게 적응할 수 있습니다.

4. 교육 효과 측정을 위한 평가 기준 마련하기

• 교육 전/후 기준 세우기: 교육의 효과성과 ROI를 측정하려면 평가 기준을 제대로 세우는 것이 중요합니다. 3개월, 6개월 단위로 실력 향상을 확인할 수 있는 측정 기준을 마련해보세요.
  • Ringle Tip!
    공인 어학 시험을 매번 보기 어렵거나, HR팀에서 자체적으로 영어 역량을 진단하기 어렵다면 자체적인 평가 시스템을 갖춘 영어 플랫폼을 활용해보세요! → 링글 AI 분석 알아보기

5. 가족 대상 교육 프로그램 연계하기

• 자녀/배우자 교육 프로그램: 파견 대상자의 가족까지 함께 파견을 지원하는 경우, 이들의 정착을 함께 지원하는 것도 필요합니다. 자녀의 학업 성취도가 저하되거나, 배우자가 위급 상황에 적절히 대처하지 못하는 상황을 막기 위해서 현지 어학 교육이 선행될 필요가 있습니다.
  • Ringle Tip!
    영국/미국 Top 20위권 이상의 대학 출신 튜터로 구성된 링글 틴즈를 만나보세요. 초등 고학년부터 중학생 이상의 자녀를 위한 레테 코스, 국제학교 코스가 준비되어 있습니다. → 우리 아이를 위한 링글 틴즈 알아보기

해외 주재원 현지 정착을 돕는 실무 가이드라인

1. 정착 지원 체크리스트 작성하기

• 주거
  • 주택: 주재/주택 수당의 사내 기준 확인 및 법적 검토 지원
  • 공과금: 공과금 처리 방법 혹은 현지 관리비 기준 안내
  • 생활: 가구/가전 구매 또는 렌탈 지원 범위 설정

• 이동 수단
  • 차량: 회사 차량 지원 여부 및 기사 서비스 지원 여부 검토
  • 대중교통: 대중교통 이용 방법 및 교통카드 발급 지원
  • 차량 관련: 차량 보험 혹은 정비소 정보

• 의료/보험
  • 병원: 주요 병원 리스트, 의료 통역 서비스 이용 방법
  • 보험: 4대보험 관련 규정 확인
    • Ringle Tip! 국민연금, 건강보험, 고용보험의 경우 자격이 유지되는 것이 원칙입니다. 산재 보험의 경우 자격이 상실되는데요. 국민연금과 건강보험의 경우 신청 여부에 따라 납부가 정지될 수 있으니 국민연금공단 문의처를 통해 자세히 알아보세요!

• 은행/통신
  • 계좌: 현지 생활을 위한 계좌 개설 지원
  • 송금: 해외 송금 절차 및 수수료 안내
  • 통신: 현지 통신사 계약 지원 및 인터넷 설치

2. 현지 생활 필수 정보집 만들기

• 지역별 주거 정보
  • 한인 밀집 구역: 현지 한인회와 연계하여 안전하고 편리한 거주지 추천
  • 지역별 범죄 통계, CCTV 설치 현황, 경찰서 위치 파악해 치안 확인
  • 교통: 대중교통 노선도, 택시 이용방법, 차량 구매/임대 정보 제공
  • 학군: 학군별 평가, 통학버스 운영 여부, 방과후 프로그램 정보 제공

• 생활 인프라
  • 마트: 한국식품 구매처, 대형마트 위치, 온라인 쇼핑몰 정보
  • 병원: 영어/한국어 가능 의료진 보유 병원, 전문과목별 병원 리스트
  • 한인식당: 지역별 한식당 목록, 배달 가능 여부
  • 미용실: 한인 운영 미용실, 예약 방법, 가격대 정보

• 긴급 상황 대처
  • 대사관: 영사 긴급연락처, 재외국민 등록 절차
  • 경찰서: 지역별 관할서, 비상연락망, 신고 절차

• 현지 문화/관습
  • 꼭 알아야 할 예절: 인사법, 식사 예절, 비즈니스 매너
  • 금기사항: 종교적 터부, 문화적 민감사항, 현지 법규에 대한 안내

3. 가족 지원 프로그램 설계하기

• 자녀 교육
  • 현지/국제학교: 학비, 커리큘럼, 입학시기, 필요서류
  • 입학 절차: 전형 일정, 준비 서류, 면접 준비 지원

• 배우자 지원
  • 커뮤니티 정보: 한인회 활동, 취미 모임, 봉사활동 기회
  • 정착 지원금: 초기 정착금, 생활비 보조, 교육비 지원 범위

• 어학 교육
  • 가족 대상 맞춤형 프로그램: 수준별 어학원 연계, 온라인 강의 지원
  • 현지어 학습 교재 및 앱 추천, 회화 스터디 그룹 연결

해외 주재원 파견을 위한 인사 행정 가이드라인

1. 파견 계약서 준비하기

• 파견기간 및 근무조건
• 급여/수당 체계(기본급, 해외근무수당, 주택수당, 체재비 등)
• 노동 허가서(Work permit) 확보

2. 비자 발급 프로세스 체크하기

• 기본 구비서류
  • 여권 (유효기간 확인 필수)
  • 재직증명서 영문본
  • 파견명령서 영문본
  • 학위증명서 영문본 (국가별 상이)
  • 범죄경력증명서 (국가별 상이)
• 가족 동반 시 추가 서류 (필요 시 번역 및 공증)
  • 가족관계증명서 영문본
  • 혼인관계증명서 영문본
  • 자녀 재학증명서 영문본

3. 처우/복리후생 설계하기

• 현지 법규를 준수하면서도, 파견자의 이해와 기대가 반영되도록 투명하게 소통
• 계약 종료 조건 및 관련 지원 범위를 명확히 기재해야 추후 분쟁 방지 가능

4. 안전관리 및 리스크 대비 방법 안내하기

• 의료 보험 가입
  • 필요 시 국제 의료 보험 검토
  • 국내 보험과 해외 보험의 보장 범위 중복 여부 확인
  • 비상 상황 대비용 긴급 대피 보험 검토
• 응급상황 대응 매뉴얼
• 본사-현지 간 긴급연락망 구축
• 현지 협력 병원 정보 제공
• 의료비 지원 범위 설정

5. 현지 법인 업무 범위/권한 정리하기

• 현지 법인의 역할과 책임을 명확히 정의
• 주재원과의 업무 중복이나 책임 소재 문제가 발생하지 않도록 구체적으로 문서화

6. 본사-현지 간 평가/보고 체계 수립하기

• 정기 보고 주기 및 형식 설정 → 본사와 현지 간 원활한 소통 보장
• KPI나 성과지표 함께 정리 → 파견자의 성과를 공정하게 평가

성공적인 주재원 파견, HR 팀이 만들 수 있어요!

주재원 파견은 기업의 글로벌 경쟁력 강화를 위한 중요한 전략입니다. HR 담당자의 세심한 준비와 지원이 주재원의 성공적인 현지 적응과 업무 성과로 이어질 수 있어요. 특히 언어는 현지 적응의 핵심 요소인 만큼, 아직 주재원을 위한 교육 플랫폼을 찾지 못했다면 비즈니스 영어 전문, 링글과 함께 체계적인 어학 교육을 준비해보세요!