먼저 비즈니스 영어 메일 작성 시 기본적으로 알아두어야 할 4가지 요소부터 짚어드릴게요.

0. 비즈니스 영어 메일의 4가지 요소

1) 발신자, 수신자

이메일이 필요한 사람들에게 잘 전달될 수 있도록 메일의 수신자를 꼼꼼히 확인해야 합니다. 특히 불특정 다수에게 보내는 메일일 경우, 수신인이 누군인지 다른 사람들은 알 수 없도록 bcc 기능을 활용하는 것이 예의입니다.

2) 제목 & 본문

비즈니스 영어 메일의 꽃인 제목과 본문은 중요하니 밑에서 따로 설명드릴게요. 분명한 건 업종이나 기업마다 작성하는 방법이 다를 수 있지만 격식을 갖춘 표현을 사용해야 한다는 것입니다.

3) 서명

이메일의 첫인사만큼 중요한 것이 비즈니스 영어 메일 맨 마지막에 넣는 서명입니다. 가장 많이 쓰는 서명 3가지를 알아두세요.

• Sincerely 진심으로

나와의 관계에 상관없이 누구한테나 사용할 수 있는 무난한 표현입니다. 비즈니스 영어 메일의 서명 표현을 단 하나만 기억한다면 '진심으로'를 추천해요.

• Best 최선을 바라며

두 번째로 추천하는 표현으로, 이메일을 받는 사람에게 호의를 전달할 수 있어요.

• Thanks in advance 미리 감사드립니다

이메일에서 상대방에게 어떤 업무나 부탁했을 때, '미리 감사드립니다'라는 표현을 사용하면 메일에 대한 답장을 받을 확률이 높다고 합니다. 미리 감사를 표시해서 수신인이 요청을 들어주도록 유도해 보세요.

4) 첨부파일

파일을 첨부했으니 당연히 열어보겠지?라는 생각은 금물. 비즈니스 메일 내용에 파일을 첨부했다고 분명하게 언급하지 않으면 상대방이 놓치기 쉽습니다. 아래 표현을 활용해 보세요.

• I’ve attached the signed document you requested. (당신이 요청한 서명한 서류를 첨부하였습니다.)

1. 비즈니스 영어 메일 '제목' 작성법 - '간결하게 명사로 작성하기'

비즈니스 영어 메일의 제목을 쓸 때, '간결함'이 핵심입니다. 한눈에 어떤 내용의 이메일인지 알 수 있는 제목이어야 상대방이 이메일을 열어보겠죠. 특히 비즈니스 이메일의 절반 정도는 핸드폰에서 읽힌다는 사실도 기억하세요.

문의나 요청하는 이메일의 경우 제목에 Inquiring about~, Reaching out about~, Invitation to~라는 표현을 씁니다.

Asking for your availability regarding our upcoming interview (곧 다가올 인터뷰에 관련 가능한 시간 문의) 보다는 'Invitation to Interview (인터뷰 요청)'이라고 짧지만 핵심을 담아 작성해 보세요.

비즈니스 영어 메일 제목 예시

1) Inquiring About:

• "Inquiring About Team Meeting Agenda for [Date]"
  • [문의] (날짜)의 팀 미팅 안건 관련
• "Inquiring About Office Closure Notification for [Date]"
  • [문의] (날짜)의 오피스 폐쇄 관련
• "Inquiring About IT System Upgrade Progress"
  • [문의] IT 시스템 업그레이드 진행 상황 관련

2) Reaching Out About:

• "Reaching Out About Employee Training Schedule"
  • [문의] 직원 교육 일정에 대하여
• "Reaching Out About Project Status Updates"
  • [문의] 프로젝트 진행상황에 대하여
• "Reaching Out About Potential Partnership"
  • [문의] 잠재적인 파트너십에 대하여

3) Invitation To:

• "Invitation to Employee Appreciation Event"
  • [초대] 직원 감사 이벤트
• "Invitation to Join the Diversity and Inclusion Workshop"
  • [초대] 다양성 및 포용성 워크샵
• "Invitation to Attend the Company Town Hall Meeting"
  • [초대] 회사 타운홀 미팅

4) Reminder:

• "Reminder: Submit Monthly Expense Reports by Friday"
  • [리마인더] 금요일까지 월별 경비 보고서 제출 (마감: ~이번주 금요일)
• "Reminder: Quarterly Performance Reviews Due on [Date]"
  • [리마인더] 분기별 실적 리뷰 제출 (마감: ~(날짜)) 마감)
• "Reminder: Project Deadline Approaching - [Project Name]"
  • [리마인더] (프로젝트 이름) 프로젝트 마감일 임박

2. 비즈니스 영어 메일 '본문' 작성법 - 첫 인사, 끝인사

발신자, 수신자, 그리고 제목까지 잘 작성했다면 이제는 본문 차례입니다. 본문에 꼭 포함돼야하는 첫 인사, 끝인사를 다뤄볼게요.

2-1. 비즈니스 영어 메일 첫 인사 작성하기

• Dear [Recipient's Name], (친애하는)

가장 많이 쓰는 표현으로, 처음 만나는 사람에게는 Dear를 쓰기를 추천합니다. 당연히 이미 알고 편하게 지내는 사이에서는 Hi, Hey (안녕) 라고 이메일을 시작하면 됩니다.

[비즈니스 영어 메일 첫 인사 - 호칭 예시]

• Dear Mr(s). Smith,

*남자를 예의 갖춰 부를 때 사용하며, 결혼 여부 상관없이 모두 Mr. 로 호칭이 같습니다.

• Dear Mrs. Kate,

*결혼한 여성을 예의 갖춰 부를 때 사용합니다. 미혼 여성은 Miss라고 호칭합니다.

채용 담당자, 팀원 전체, 특정 부서 대상 이메일을 쓸 땐 각각 아래처럼 호칭하며 시작합니다.

• Dear Hiring Manager,
• Dear Team Members,
• Dear Human Resources Department,

이메일 수신인이 특정되지 않은 경우 아래 표현을 자주 씁니다.

• To whom it may concern, (관련 담당자님께)

시간과 관련된 인사말도 충분히 공식적이고 이메일을 시작하기에 적절합니다.

• "Good morning/afternoon/evening [Recipient's Name],"

2-2. 비즈니스 영어 메일 끝인사 작성하기

[비즈니스 영어 메일 끝인사 - 회신요청/확인요청]

답장을 원할 때 이런 표현을 써보세요.

• I’d be happy to hop on a quick call with you and discuss as well. (잠깐 전화로 말씀 나누는 것도 괜찮습니다.)
• I’m available at …. To hop on a call and discuss… 저는 …시간에 일정이 없습니다. 전화통화 가능합니다.
• If you’d like to chat in person, we can do so during… 직접 대화를 원하시면 ...시간대에 대화를 나눌 수 있습니다.
• I’d love to clarify my thinking as well, but that might be best done over a call… • 제 생각을 분명히 전달드리고자 하는데, 전화로 하는 것이 가장 좋을 것 같습니다.

특히 긴급하게 요청을 할 때는 하는 아래와 같은 4가지 표현을 추천합니다.

• I look forward to hearing from you. 연락 기다리겠습니다.
• Looking forward to hearing from you in the next twenty-four hours. 24시간 안에 회신을 기다리겠습니다.
• Thanks in advance for your attention to this matter. 이 문제에 신경써주신 데 대해 미리 감사드립니다.
• Give me a call at (phone number) should you have any additional questions regarding the matter. 이 건에 대해 추가 문의사항이 있으면 (이 전화번호로) 제게 연락주십시오.

3. 비즈니스 영어 메일 예시: 리마인드 이메일

비즈니스 영어 메일에서 가장 흔한 상황이 리마인드 이메일을 보내는 것입니다. 사람들은 매일 업무하느라 바빠서 때때로 우선순위가 높은 일을 먼저 처리하지 못하는 경우가 있습니다. 메일을 통해 단호하지만 친절하게 리마인드 할 수 있도록, 실제 예시와 작성시 유의사항을 다뤄볼 게요.

3-1. 실제 예시

[영어 본문]

Checking in RE: the Banana Project presentation

Hey Quinn,

Hope all is well! I was looking over some final details on the Banana Project today and noticed that the presentation is incomplete—I just wanted to bring this to the top of your inbox, since our trial run is coming up on the 3rd.

Let me know if I or the team can support you in this and if you run into any difficulties along the way. Looking forward to chatting next Monday.

My best,

Alex

[한글 번역]

바나나 프로젝트 발표건에 대한 체크인

퀸에게
잘 지내고 있으시죠? 오늘 바나나 프로젝트에 대한 최종 세부사항을 점검하던 중 발표 자료가 아직 완료되지 않은 것을 알게 되었습니다. 오는 3일에 모의 발표가 있을 예정이라, 그냥 이 내용을 퀸의 인박스 맨 위쪽으로 올려놓고 싶었습니다.

저나 팀의 도움이 필요하거나 도중에 어려움이 생기면 알려주세요. 다음주 월요일 미팅때 논의하시죠.

감사합니다.

알렉스 드림

3-2. 유의사항 4가지

1) 공손하지만 단호하게 쓰세요

• 모든 이메일이 그렇듯이 격식과 예의는 중요합니다. 하지만 이것은 두번째 리마인드 이메일이기 때문에 어느 정도 긴급성을 분명히 나타내는 것이 중요합니다. "그냥" 또는 "알게 되었습니다" 같은 단어로 격식을 갖춤으로써 표현을 부드럽게 하세요.

2) 지금이 최선이라고 가정하세요

• 언제나 함께 일하는 사람들이 최선을 다하고 있다고 가정하세요. 상대방이 좋은 의도를 가지고 있음을 가정하는 것은 거의 모든 상호작용에서 중요하지만 특히 리마인드를 줄 때는 더욱 그렇습니다.

3) 중요한 마감날짜를 분명히 명시하세요

• 상대의 긴급한 주의를 요하는 임박한 마감날짜는 리마인드 이메일에 꼭 들어있어야 합니다.

4) 짧고 간단하게 쓰세요

• 리마인드 이메일에 관련 없는 내용은 언급하지 마세요. 중요도가 낮은 다른 것들은 별도의 대화나 이메일에서 다룰 수 있습니다. 리마인드를 하고자 하는 핵심 주제에서 벗어나지 않는 것이 좋습니다.

4. 여러가지 상황별 비즈니스 영어 메일 표현

자기소개 하는 표현 (Introductions)

• "I would like to introduce myself as [Your Name] from [Your Company]."
• "Allow me to introduce [Yourself/Your Team] and our role in [Project/Department]."

감사하는 표현 (Expressing Gratitude)

• "Thank you for your prompt response."
• "We appreciate your assistance with [Issue/Project]."
• "Your support has been invaluable."

요청하는 표현(Requests)

• "I kindly request your input on [Topic/Issue]."
• "Could you please provide more information about [Subject]?"
• "I would be grateful if you could [Request]."

도움 주겠다는 표현 (Offering Assistance)

• "Please feel free to reach out if you have any questions."
• "I am here to assist with any further inquiries you may have."

공유/업데이트하는 표현 (Providing Update)

• "I wanted to inform you that [Update]."
• "I am pleased to share that [Positive News]."

동의하고 컨펌하는 표현 (Agreeing and Confirming)

• "I agree with your proposal to [Action]."
• "I can confirm that [Confirmation]."

사과하는 표현 (Expressing Apology)

• "I apologize for any inconvenience caused."
• "I'm sorry for the delay in responding."

여기까지 비즈니스 영어 메일의 4가지 요소부터 제목, 본문 작성법 및 실제 예시와 상황별 표현까지 알아봤습니다. 실제 업무를 하는 데 도움이 되길 바라봅니다.

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